Сегодня крайне непросто представить себе жизнь без Интернета, социальных сетей, электронной почты и поиска в Google. Если пару десятилетий тому назад в ходу были бумажные письма, стационарные телефоны и карточные архивы, то в настоящее время это уже прошлый век во всех смыслах. Компьютеризация охватила все сферы нашей жизни, сделав ее значительно удобнее и комфортнее. Между тем, далеко не все компании, государственные и частные, сделали шаг в будущее. Когда речь идет о любой частной или государственной организации — от небольшого магазинчика до огромного конструкторского бюро, очевидно, что они в той или иной степени работают с бумажными материалами. Для небольшого магазинчика это договор об аренде, счета, налоговые декларации и т.п., а для конструкторского бюро — архивы проектной документации с десятками тысяч чертежей, эскизов, графических изображений. Понятно, что конструкторское бюро нуждается в современных технологиях гораздо больше, чем небольшой магазинчик, хотя бы потому, что объем бумажного материала не сопоставим. Крупные компании, архивы, конструкторские и проектные бюро, юридические и нотариальные конторы — все они нуждаются в электронном архиве или электронной базе данных. Ее создание — дело трудоемкое, но необходимое. Специалисты компании ScanMasters являются мастерами своего дела: они проводят анализ и структуризацию бумажного архива, выбирают модель для создания электронного архива, проводят тщательное сканирование и распознавание и только потом собирают архив в единое целое. Почему процедура так важна? Поговорим об этом далее.
Электронный архив
Электронный архив является неотъемлемой частью современного процесса документооборота и автоматизации бизнес-процессов. Представляя собой удобную для работы базу данных, электронный архив имеет огромное количество преимуществ перед обыкновенными архивами: Грамотное структурирование. Если электронный архив составлен профессионалами, то работать с ним одно удовольствие. Конечно, чтобы составить удобный электронный архив из имеющегося бумажного материала, надо, в первую очередь, провести его тщательный анализ, придумать категории и эффективные фильтры поиска. ScanMasters работает именно по такому алгоритму. Сохранность информации. Когда документы переведены в электронный вид, то они хранятся не в архиве, а на серверах, что позволяет гарантировать их сохранность и безопасность. Электронный архив не может быть затоплен, уничтожен пожаром и т.п. Современная система облачных хранилищ позволяет делать копию архива, то есть электронный архив сохранится даже в том случае, если физический носитель уничтожен. Конфиденциальность информации. Электронный архив защищен от доступа посторонних лиц примерно по той же схеме, что и обычный архив. Разные подразделы архива требуют разный пароль, что позволяет работать с архивом людям с разными уровнями ответственности. Отметим, что при разработке электронного архива необходимо предусмотреть систему его защиты. Компания ScanMasters гарантирует, что созданный нами электронный архив имеет высокий уровень защиты. Удобный поиск. Одним из главных преимуществ электронного архива является быстрый поиск любой информации. Согласитесь, что ввести запрос в строку поиска гораздо легче, чем идти в архив и перебирать картотеку. Мгновенный поиск любой информации возможен при ее грамотном распознавании. Компания ScanMasters гарантирует, что все бумажные материалы будут качественно оцифрованы. Удобное отслеживание правок. Электронный архив является не только базой, но и своего рода средством коммуникации. Так, электронный архив позволяет просматривать, кто и когда сделал изменения в архиве. Грубо говоря, если работник А испортил документ, то это не останется незамеченным для всех работников с доступом к данному документу. Доступ в любой точке мира. Электронный архив, как мы указали выше, хранится на сервере, поэтому доступ через Интернет является естественным. Согласитесь, что открыть доступ работнику Б, который оказался на конференции в Канаде, чтобы он просмотрел документ, гораздо проще и удобнее, чем ждать, пока работник Б вернется из Канады, пойдет в архив и просмотрит необходимый документ на месте. Немаловажным преимуществом электронных архивов является и то, что в них может храниться практически неограниченное количество информации. Грубо говоря, если Вашей организации приходится работать с огромным количеством документов, а в офисе просто нет места, то электронный архив — Ваше единственное спасение.
Электронный архив в Москве
Если Вы хотите сделать качественный электронный архив в городе Москва, то обратитесь в компанию ScanMasters. Мы работаем на рынке копировальных услуг уже не первый год, поэтому можем гарантировать Вам, что все этапы создания электронного архива будут выполнены идеально. Наши специалисты ознакомятся с Вашим архивом, проведут его анализ и структурирование, отсканируют, оцифруют и распознают архив, а затем соберут полученные материалы в структурированный электронный архив с подразделами и фильтрами поиска. Компания ScanMasters ценит доверие москвичей, поэтому мы предлагаем отличное качество, конкурентные цены и приятный сервис. Соотношение цена-качество, которое обеспечивается качественным оборудованием, грамотным персоналом и нашей преданностью к каждому клиенту, не имеет равных в Москве. Выбирая нас, Вы можете быть уверены, что будете пользоваться электронным архивом с удовольствием и, главное, с пользой. Выберите ScanMasters и Вы не пожалеете!
