В настоящее время вопрос об адекватном переносе информации с текстовых материалов и бумажных документов на электронные носители стоит особенно актуально. Такая современная технология открывает новые возможности и имеет только преимущества, поскольку, помимо архивного хранения документов, что кстати, экономит массу свободной площади, также позволяет при получении специального разрешения, иметь доступ к информации, которая может находиться в любой точке мира. Законодательством устанавливаются сроки на архивное хранение документов и в зависимости от этих сроков, имеет смысл использовать различные носители информации. Но при этом важно, чтобы была обеспечена сохранность таких оцифрованных материалов. Современные компьютерные нововведения создают проблемы при чтении старых документов, хранящихся в архивах на протяжении длительного времени, поскольку современные приводы для чтения документов в основном предназначены для цифровых документов.
В связи с этим рекомендуется периодически проводить инвентаризацию информационных баз и при необходимости переносить их на информационные носители. Как вариант, такие документы можно конвертировать в наиболее распространенные файловые типы, такие как текстовые, графические — сканирование чертежей, табличные и файлы базы данных, а также в качестве альтернативы на долгие сроки, можно создавать межплатформенные форматы XML. Перед тем, как передать документы на архивное хранение, необходимо провести экспертизу их ценности в соответствии с законодательными нормами. После того, как определена их значимость и утверждены сроки архивного хранения, специалисты должны провести процедуру оцифровки. Для этих целей необходимо использование стандартного или промышленного сканера, имеющего функцию полноцветного сканирования. Далее следует присвоить документу персональное имя и зарегистрировать электронные данные для учета. Также для того, чтобы при организации архивного хранения документов в электронном формате была обеспечена защита, следует использовать ЭЦП — цифровую подпись. Такое архивное хранение оцифрованных документов на электронных носителях следует производить, в соответствии с законом, в помещениях фондов, которые специально для этого оборудованы.
